Work Redesign in an Insurance Company
A. Latar
Belakang
Staff eksekutif dari perusahaan asuransi
jiwa yang relatif kecil sedang mempertimbangkan sebuah proposal untuk memasang
sebuah sistem EDP. Proposal tersebut dipresentasikan oleh asisten presiden,
John Skully. Dia telah melakukan studi kelayakan dari peralatan tersebut
setelah konsultan manajemen merekomendasikan pembongkaran menyeluruh atas
pekerjaan dalam perusahaan.
Konsultan manajemen telah dipekerjakan
oleh perusahaan untuk mendiagnosis penyebab turnover dan absensi yang tinggi.
Setelah meninjau kembali situasi dan berbicara dengan kelompok karyawan,
konsultan merekomendasikan agar struktur organisasi diganti dari berbasis
fungsional menjadi berbasis klien. Perubahan dari berbasis departemental akan menyebabkan
manajemen mendesain ulang pekerjaan untuk mengurangi biaya sumber daya insani
terkait tugas berspesialisasi tinggi.
Organisasi saat ini meliputi departemen
yang terpisah untuk menerbitkan polis, menagih premi, mengubah manfaat, dan
mengolah aplikasi pinjaman. Karyawan pada masing-masing departemen mengeluhkan
tentang pekerjaan mereka yang membosankan, tidak signifikan dan monoton. Mereka
menyatakan alasan satu-satunya mereka tetap tinggal di perusahaan adalah karena
mereka menyukai atmosfir perusahaan kecil. Mereka merasa manajemen memiliki
perhatian tulus dengan kesejahteraan mereka namun sifat pekerjaan yang tidak
penting berkontradiksi dengan perasaan tersebut. Sebagaimana salah seorang
pekerja mengatakan, “Perusahaan ini cukup kecil untuk mengenal hampir semua
orang. Namun pekerjaan yang saya lakukan sangat membosankan sampai-sampai
terpikirkan mengapa mereka perlu saya mengerjakan ini”. Komentar ini dan
berbagai komentar yang hampir sama meyakinkan konsultan bahwa pekerjaan harus
diubah untuk menyediakan motivasi yang lebih besar. Menyadari bahwa peluang
desain ulang pekerjaan yang dibatasi oleh struktur organisasi, dia pun
merekomendasikan agar perusahaan berganti ke berbasis klien. Dalam struktur
tersebut, setiap karyawan akan menangani setiap transaksi terkait pemegang
polis tertentu.
Ketika konsultan mempresentasikan
pandangannya kepada anggota staff eksekutif, mereka sangat tertarik dengan
rekomendasinya. Faktanya, mereka setuju bahwa rekomendasinya sangat beralasan.
Mereka mencatat, bagaimanapun juga, bahwa perusahaan kecil harus memberikan
perhatian khusus terhadap efisiensi dalam penanganan transaksi. Basis
fungsional memampukan organisasi mencapai tingkatan spesialisasi yang
diperlukan untuk efisiensi operasi. Manager operasi internal mengatakan,
“Apabila kita berganti dari spesialisasi, maka tingkat efisiensi akan turun
karena kita akan kehilangan keuntungan dari upaya spesialisasi. Satu-satunya
jalan bagi kami menerima desain ulang pekerjaan sebagaimana disarankan
konsultan adalah untuk mempertahankan efisiensi kami; dengan kata lain, tidak
akan ada pekerjaan yang didesain ulang karena kami akan kehilangan bisnis”.
Manajer operasi internal menjelaskan
kepada staff eksekutif bahwa disamping absensi dan turnover yang berlebihan,
dia juga mampu mempertahankan produktivitas yang dapat diterima. Rentang dan
kedalaman yang rendah dari pekerjaan mengurangi jangka waktu pelatihan hingga
minimal. Juga sangat memungkinkan untuk menyewa bantuan temporer untuk
mengatasi kesibukan pekerjaan dan menggantikan karyawan yang absen. “Lebih
lanjut”, katanya, “mengganti pekerjaan orang-orang kita juga berarti kita harus
mengganti pekerjaan para manajer. Mereka sudah menjadi ahli di masing-masing
wilayah fungsionalnya, namun kita belum pernah mengupayakan untuk melatih
mereka untuk mengawasi lebih dari dua operasi”.
Mayoritas staff eksekutif percaya bahwa
rekomendasi konsultan harus dipertimbangkan dengan matang. Pada titik tersebut,
grup menugaskan John Skully untuk mengevaluasi potensi EDP sebagai upaya untuk
memperoleh operasi yang efisien dalam kombinasi dengan desain ulang pekerjaan.
Dia telah menyelesaikan studinya dan mempresentasikan laporannya kepada staff
eksekutif.
“Pada lini bawah”, kata Skully, “di
sanalah EDP akan memampukan kita untuk mempertahankan efisiensi saat ini, namun
dengan desain ulang pekerjaan kita tidak akan memperoleh keuntungan lebih
besar. Jika analisis saya benar, kita harus menyerap biaya peralatan dari
penghasilan, karena tidak akan ada penghematan biaya. Oleh karena itu akan tergantung
pada harga berapa kita bersedia dan mampu membayar untuk meningkatkan kepuasan
karyawan kita”.
B. Pertanyaan Kasus
1
1. Jelaskan
karakteristik inti pekerjaan karyawan yang akan berubah apabila rekomendasi
konsultan diterima.
2 2. Alternatif
strategi desain ulang yang mana yang seharusnya dipertimbangkan? Sebagai
contoh, rotasi kerja dan perluasan pekerjaan merupakan alternatif yang mungkin.
Apa pertimbangan yang relevan untuk itu dan desain lainnya dalam konteks
perusahaan tersebut?
3 3. Apa yang akan
jadi keputusan anda dalam kasus ini? Apa yang seharusnya disediakan manajemen
untuk memberikan kepuasan bagi karyawannya? Pertahankan pendapat anda!
Tidak ada komentar:
Posting Komentar